Пока заявок пять в неделю, учёт не нужен — всё в голове. На двадцати начинаются потери: забыли перезвонить, потеряли «думающего», два менеджера ответили одному клиенту разное. Самое обидное — теряются не «холодные», а тёплые, за которых уже заплачено размещением и продвижением.
Симптомы, что учёт пора заводить
- «Вы мне обещали посчитать доставку» — а вы не помните, кто это.
- Клиент купил у конкурента, пока вы «собирались перезвонить завтра».
- Не можете ответить на вопрос «сколько заявок было в прошлом месяце и сколько из них купили» — значит, и цену заявки вы не считаете.
- Несколько кабинетов/каналов, и никто не видит картину целиком.
Расход, заявки и средний чек — калькулятор покажет цену заявки и продажи, долю рекламы в выручке и сколько заявок окупят автоматизацию. Без регистрации.
Минимальная система: четыре колонки
- Кто и откуда: имя, телефон/чат, какое объявление, какой кабинет. Без источника вы никогда не узнаете, какая выкладка кормит, а какая — ест бюджет.
- Статус: новый → в диалоге → думает → счёт/бронь → купил / отказ. Пять-шесть статусов, не тридцать.
- Следующий шаг и дата: «перезвонить 3.10 после его отпуска». Заявка без следующего шага — уже потерянная, просто вы об этом ещё не знаете.
- Причина отказа: дорого / долго / купил у других / пропал. Через месяц эта колонка расскажет о вашем предложении больше любого маркетолога.
Excel или CRM?
До ~30 заявок в неделю честная таблица работает, если её реально ведут. Дальше начинает сыпаться: напоминания руками, история переписки в трёх местах, командный доступ через боль. Признаки, что пора на систему: больше одного человека в продажах, больше одного кабинета, сделки с длинным циклом. Важно одно правило при любом инструменте: заявка попадает в учёт в момент появления, а не «вечером перенесу» — вечером половины уже не вспомнить.
Что даёт учёт, кроме порядка
- Дожим думающих: вежливое «возвращаюсь по вашему чану» через три дня стабильно доносит часть «пропавших» до сделки — без учёта этих денег просто не существует.
- Честная воронка: заявки → диалоги → сделки по каждому источнику. Видно, где теряется больше всего, и что чинить первым.
- Защита от ухода менеджера: клиентская история остаётся в системе, а не в чужом телефоне.
Начните с таблицы на четыре колонки сегодня — это 20 минут. Первый же «воскрешённый» из статуса «думает» клиент окупит месяцы её ведения.